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Politique de protection des données

Déclaration de protection des données La Société Fiduciaire Hedco SA accorde de l’importance à la protection des données personnelles. Notre entreprise se conforme à la législation applicable sur le plan suisse (LPD – Loi fédérale sur la protection des données) et au Règlement de l’Union Européenne sur la protection des données (RGPD). Dans cette déclaration de protection des données, nous, la Société Fiduciaire Hedco SA (ci-après SFH), décrivons comment nous traitons les données à caractère personnel, en particulier quelles données personnelles nous collectons et à quelles fins. Elle régit, en outre, la transmission des données, leur mode de conservation ainsi que vos droits. Aux fins de la présente déclaration de protection des données, on entend par données à caractère personnel toutes les indications qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données. Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et de finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations. Cette déclaration de protection des données ne constitue pas une description exhaustive ; le cas échéant, d’autres déclarations relatives à la protection des données règlent d’autres circonstances spécifiques. 1.Responsable du traitement des données SFH est responsable du traitement des données que nous décrivons ici. Les demandes concernant la protection des données peuvent nous être adressées par courrier ou par e-mail, accompagnées d’une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur, à l’adresse suivante : Société Fiduciaire Hedco SA Chemin de la Scie 4 CP 628 1290 Versoix fiduciaire@hedco.ch 2. Collecte, traitement et utilisation des données personnelles Nous traitons des données personnelles, en particulier dans les catégories suivantes de traitement : •Données de clients auxquels nous fournissons ou avons fournis des prestations ; •Données personnelles que nous avons reçues indirectement de nos clients dans le cadre de la fourniture de services ; •Lors de la consultation de notre site Internet ; •Lorsque nous communiquons ou qu’une visite a lieu ; •En cas d’autre relation contractuelle, par ex. en tant que fournisseur, prestataire de services ou conseiller ; •En cas de candidatures pour un poste ; •Lorsque nous sommes tenus de traiter les données pour des raisons légales ou réglementaires.   2.1 Catégories de données personnelles collectées Les données personnelles que nous traitons sont fonction de la relation que vous entretenez avec nous et du but dans lequel nous traitons ces données. Outre vos coordonnées, nous traitons également d'autres informations sur vous ou sur des personnes qui sont en relation avec vous. Selon les circonstances, il peut s’agir aussi de données particulièrement sensibles. SFH collecte les catégories de données personnelles suivantes : •Coordonnées : nom, prénom, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone ; •Informations personnelles : date de naissance, nationalité, état civil, profession, titre, description de fonction, numéro de passeport ou de carte d’identité, numéro AVS, informations bancaires et toute information nécessaire à l’accomplissement de nos activités de conseil ou à l’exécution de nos mandats ; •Données personnelles particulièrement sensibles : ayant trait à la santé, des données dont peuvent ressortir des opinions religieuses ou des informations concernant des mesures sociales, notamment lorsque nous fournissons des prestations dans les domaines du traitement des salaires ou de la comptabilité ; •Données de mandat et fiscales : statuts, procès-verbaux, contrats, données des collaborateurs, données comptables, ayant droit économique, rapports de propriété, diverses informations fiscales, situation patrimoniale, état de revenus imposables ou plus ; •Données de gestion des risques : informations relatives à la solvabilité, données du registre du commerce, données de sources accessibles au public ; •Données du site Internet : données d’utilisateur et de préférence, adresse IP, information sur l’appareil (UDI), informations sur le navigateur, utilisation du site Internet (analyse et utilisation de plugins, etc.) ; •Données de candidature : curriculum vitae, certificats de travail ; •Données de sécurité et de réseau : listes des visiteurs, contrôles d’accès, scanner de réseau et de messagerie, listes d’appels téléphoniques. 2.2 Collecte des données personnelles SFH collecte les données personnelles par les différents canaux par lesquels vous nous les communiquez. Les informations obtenues peuvent être : •Transmises directement, verbalement lors d’un entretien personnel ou téléphonique, ou par écrit, par e-mail ou de toute autre manière ; •Transmises en cas d’autre relation contractuelle, par votre représentant, fournisseur, prestataire de services ou toute autre personne habilitée ; •Accessibles publiquement ou communiquées par des tiers, notamment lorsque nous exerçons notre obligation de diligence ou défendons d’autres intérêts légitimes, p. ex. pour éviter les conflits d’intérêts, prévenir le blanchiment d’argent ou d’autres risques, garantir l’exactitude des données, vérifier la solvabilité, assurer la sécurité ou faire valoir nos droits ; •Recueillies lors de la consultation de notre site Internet ; •Obtenues pour et à l’occasion de l’exécution de nos mandats. 2.3 Traitement des données personnelles Nous traitons en premier lieu des données personnelles que nous recevons, dans le cadre de nos relations de mandat avec nos clients et d’autres relations contractuelles avec des partenaires commerciaux, de la part de ceux-ci et d’autres personnes impliquées. Nous traitons et utilisons les données personnelles pour l’un des motifs énoncés ci-après : •Exécution et gestion des mandats confiés, les données personnelles sont nécessaires à l’accomplissement de notre mandat avec la personne concernée ou en sa faveur, y c. la préparation du contrat et son exécution éventuelle (conseils, fiduciaire, établissement d’avis de droit, de comptabilités, rédactions de lettres et activités connexes) ; •Respect d’une obligation légale (p. ex. lorsque nous assumons nos obligations en qualité d’organe de révision ou lorsque nous sommes tenus de publier des informations) ; •Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. à des fins administratives, pour améliorer notre qualité, assurer la sécurité, procéder à la gestion des risques, faire valoir nos droits, nous défendre contre des réclamations ou examiner des conflits d’intérêts potentiels), aussi longtemps que vous ne nous signifiez pas votre opposition à l’utilisation de vos données personnelles à de telles fins ; •Consentement (p. ex. pour vous envoyer des informations marketing). 2.4 Traitement indirect des données provenant de la fourniture de prestations de services Lorsque nous fournissons des prestations à nos clients, il se peut que nous traitions également des données personnelles de tiers ou des données que nous n’avons pas collectées directement auprès des personnes concernées. Ces tiers sont en général des collaborateurs, des personnes de contact, des membres de la famille ou des personnes qui sont en relation avec les clients ou les personnes concernées pour d’autres raisons. Nous avons besoin de ces données personnelles afin d’exécuter des contrats conclus avec nos clients. Ces données personnelles, notamment celles citées au point 2.1, nous sont transmises par nos clients ou par des tiers qu’ils ont mandatés. Il incombe à nos clients d’informer les tiers dont nous traitons les informations à cette fin que nous traitons leurs données. Pour cela, nos clients peuvent faire référence à la présente déclaration de protection des données. 2.5 Communication directe et visites Lorsque vous entrez en contact avec nous ou si nous vous contactons, nous traitons les données personnelles nécessaires à ce contact. Nous traitons également ces données personnelles lorsque vous nous rendez visite. Pour l’organisation de conférences téléphonique, de réunions en ligne ou de vidéoconférences, nous utilisons le service « Zoom » ou « Microsoft Teams ». Les informations que vous nous fournissez sont conservées à des fins de traitement pendant la durée nécessaire aux finalités définies ou au respect des délais de conservation légaux. Des renseignements supplémentaires sur le traitement des données à caractère personnel par « Zoom » ou « Microsoft Teams » se trouvent dans les déclarations de protection des données de ces services. 2.6 Dossiers de candidatures Vous pouvez nous faire parvenir votre candidature pour un poste par la poste ou via l’adresse email indiquée sur notre site Internet. Le dossier de candidature et toutes les données personnelles qui nous sont ainsi communiquées sont traités de manière strictement confidentielle, ne sont pas transmis à des tiers et ne sont traités par nos soins que dans le but d’un traitement de votre candidature pour un emploi chez nous. Sauf accord contraire de votre part, après la fin de la procédure de candidature, votre dossier vous est renvoyé ou il est supprimé/détruit à moins qu’il ne soit soumis à une obligation légale de conservation. La base juridique pour le traitement de vos données est votre consentement, l’exécution du contrat avec vous et nos intérêts légitimes. 2.7 Transmission et traitement des données Nous transmettons vos données à des tiers uniquement si cela est nécessaire pour fournir notre prestation de service, si ces tiers nous fournissent une prestation de service, si nous sommes tenus par la loi ou les autorités ou si nous avons un intérêt prépondérant à la transmission des données personnelles. Nous transmettons vos données personnelles à des tiers si vous nous avez donné votre consentement ou si vous nous avez mandatés pour le faire. Les données personnelles ne sont pas toutes transmises sous forme cryptée par défaut. Les catégories de destinataires susceptibles de recevoir des données personnelles de notre part sont les suivantes : •Succursales, filiales ou sociétés sœurs ; •Prestataires tiers de services à l’exécution de nos mandats (p. ex. prestataires de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, consultants, avocats, etc.) ; •Personnes autorisées à vous représenter ; •Institutions tierces dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles (autorités, organismes publics, tribunaux, banques, assurances, etc.) ; 2.8 Durée de conservation des données personnelles Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour atteindre les objectifs poursuivis par le traitement des données, c’est-à-dire, par exemple, pour la durée de la relation commerciale dans son ensemble (de l’initiation, du déroulement et jusqu’à la fin d’un contrat) ainsi qu’au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Ce faisant, il est possible que des données personnelles soient conservées pendant la période au cours de laquelle des droits peuvent être exercés contre notre entreprise (c.-à-d. notamment pendant la prescription légale) et dans la mesure où nous y sommes contraints par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (p. ex. à des fins de preuves et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux objectifs susmentionnés, elles sont en principe et dans la mesure du possible détruites de manière sécurisée, effacées ou anonymisées. 3.Site Internet et cookies 3.1 Site Internet Pour utiliser notre site Internet, il n’est pas nécessaire de divulguer des données personnelles. Cependant, à chaque consultation du site, le serveur recueille toute une série d’informations sur l’utilisateur, qui sont temporairement stockées dans les fichiers journaux du serveur. Lors de l’utilisation de ces informations générales, il n’y a pas d’attribution à une personne précise. La collecte de ces informations ou données est techniquement nécessaire pour afficher notre site Internet et en garantir la stabilité et la sécurité. Ces informations sont en outre collectées pour améliorer le site Internet et analyser votre utilisation du site.   Il s’agit ici en particulier des informations suivantes : •Coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) •Autres informations que vous nous transmettez via le site Internet •Informations techniques qui nous sont transmises automatiquement ou à nos prestataires, informations relatives au comportement d’utilisation ou aux paramètres du site Internet (p. ex. adresse IP, UDI, type d’appareil, navigateur, nombres de clics sur la page, ouverture de la newsletter, clic sur les liens, etc.) Nous traitons ces données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes : •Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. à des fins administratives, pour améliorer notre qualité, pour analyser des données ou pour faire connaître nos prestations de services) •Consentement (p. ex. dans l’utilisation de cookies ou des newsletter). 3.2 Cookies Nous utilisons des cookies sur notre site Internet. Il s’agit de petits fichiers que votre navigateur crée automatiquement et qui sont enregistrés sur votre terminal (ordinateur portable, tablette, smartphone, etc.) lorsque vous consultez notre site Internet. Des informations sont stockées dans le cookie, en relation avec le terminal spécifique utilisé. Cependant, cela ne signifie pas que nous avons immédiatement connaissance de votre identité. L’utilisation de cookies sert à rendre l’utilisation de notre offre plus agréable pour vous. Ainsi, nous utilisons des cookies de session pour voir que vous avez déjà consulté différentes pages de notre site Internet. Ces cookies sont automatiquement effacés une fois que vous quittez notre site Internet. Par ailleurs, nous utilisons aussi des cookies temporaires pour optimiser la convivialité pour les utilisateurs. Ces fichiers sont stockés sur votre terminal pour une période définie. Si vous consultez à nouveau notre site pour utiliser nos services, il est automatiquement reconnu que vous avez déjà été sur notre site et quels sont les saisies et paramètres que vous avez effectués. Cela vous permet de ne pas devoir les saisir à nouveau. Nous utilisons également des cookies pour saisir statistiquement l’utilisation de notre site Internet et l’évaluer à des fins d’optimisation de notre offre pour vous. Ces cookies nous permettent, lors d’une autre visite de notre site, de reconnaître automatiquement que vous avez déjà été sur notre site. Après un certain laps de temps défini, ces fichiers sont automatiquement supprimés. Les données traitées par les cookies sont nécessaires aux fins mentionnées plus haut. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les cookies. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de telle sorte qu’aucun cookie ne soit stocké sur votre ordinateur ou qu’un message s’affiche toujours avant la création d’un nouveau cookie. La désactivation complète des cookies peut toutefois avoir pour conséquence que vous ne pourrez plus utiliser toutes les fonctionnalités de notre site Internet. 3.3 Analyse d’Internet Afin d’obtenir des détails sur l’utilisation de notre site Internet, d’améliorer notre offre Internet et de pouvoir vous atteindre par des publicités sur les sites de tiers ou les médias sociaux, nous avons recours aux outils d’analyse web et aux technologies de « re-targeting » suivants : Google Analytics. Ces outils sont mis à disposition par des fournisseurs tiers. En général, les informations collectées sur l’utilisation d’un site Internet grâce à des cookies ou à des technologies similaires sont transmises au serveur du fournisseur tiers. En fonction des fournisseurs tiers, il se peut que ces serveurs se situent à l’étranger. Normalement, la transmission des données s’effectue après que les adresses IP ont été abrégées, ce qui empêche l’identification des appareils finaux. Les fournisseurs tiers transmettent ces informations uniquement dans le cadre de la sous-traitance de données ou s’ils sont tenus de respecter les prescriptions légales. 3.4 Google Analytics Sur notre site Internet, nous utilisons Google Analytics le service d’analyse web de Google LLC, Mountain View, California, USA, dont Google Limited Ireland (« Google ») est le responsable pour l’Europe. Pour désactiver Google Analytics, Google met à disposition sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de un plugin de navigateur. Google Analytics utilise des cookies. Ce sont des petits fichiers textes qui permettent d’enregistrer sur le terminal de l’utilisateur des informations spécifiques à ce dernier. Ils permettent une analyse par Google de l’utilisation de l’offre de notre site Internet. Les informations collectées par le cookie sur l’utilisation de nos sites Internet (y compris votre adresse IP) sont, en règle générale, transmises à un serveur de Google aux États-Unis et y sont stockées. Nous attirons votre attention sur le fait que, sur ce site, Google Analytics a été complété par le code « gat._anonymizeIp(); », afin de garantir une saisie anonymisée des adresses IP (ce que l’on appelle le masquage IP). Si l’anonymisation est activée, Google raccourcit les adresse IP des États membres de l’Union européenne ou dans des autres États signataires de l’accord sur l’Espace économique européen, ce qui ne permet pas de remonter jusqu’à votre identité. Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est transmise à un serveur de Google aux États-Unis et y est raccourcie. Google peut, dans certaines circonstances, associer votre adresse IP à d'autres données en sa possession. En ce qui concerne les transferts de données aux États-Unis, Google s’est engagé à signer et à respecter les clauses contractuelles standard de l’UE. 3.5 Google Maps Nous utilisons pour notre site Internet Google Maps (API) de Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, dont Google Limited Ireland (« Google ») est le responsable pour l’Europe. Google Maps est un service web qui propose des cartes interactives permettant la visualisation d’informations géographiques. L’utilisation de ce service permet de situer nos bureaux et facilite un éventuel déplacement. Dès le moment où vous consultez des pages dans lesquelles la carte de Google Maps est intégrée, des informations sur votre utilisation de notre site Internet (comme votre adresse IP) sont transmises à des serveurs de Google aux États-Unis et y sont enregistrées. Ce transfert a lieu indépendamment du fait que vous disposiez ou non d’un compte utilisateur mis à disposition par Google et que vous soyez connecté. Lorsque vous êtes connecté à Google, vos données sont directement attribuées à votre compte. Si vous ne souhaitez pas que votre profil soit associé à Google, vous devez vous déconnecter avant d’activer le bouton. Google enregistre vos données (même celles d’utilisateurs non connectés) en tant que profils d’utilisation et les évalue. En ce qui concerne les transferts de données aux États-Unis, Google s’est engagé à signer et à respecter les clauses contractuelles standard de l’UE. 3.6 Plugins Médias sociaux Des fournisseurs tiers utilisent des « social plugins » (« plugins ») sur notre site Internet. Les plugins sont reconnaissables aux logos des réseaux sociaux correspondants. Grâce aux « plugins », nous vous offrons la possibilité d’interagir avec les réseaux sociaux et d’autres utilisateurs. Nous utilisons principalement les « plugins » suivants sur notre site Internet : LinkedIn. Si vous consultez notre site Internet, votre navigateur établit une connexion directe avec les serveurs du fournisseur tiers. Le fournisseur tiers correspondant transmet directement le contenu du « plugin » à votre navigateur, qui l’intègre dans la page. La transmission des données pour l’affichage des contenus s’effectue indépendamment du fait que vous déteniez un compte auprès d’un fournisseur tiers et que vous y soyez connecté. Lorsque vous êtes connecté à un fournisseur tiers, vos données prélevées chez nous sont directement associées à votre compte existant auprès de ce fournisseur tiers. Par ailleurs, lorsque vous activez les « plugins », les informations sont publiées sur les réseaux sociaux et affichées à l’attention de vos contacts. Consultez les informations sur la protection des données des fournisseurs tiers pour connaître le but et l’étendue de la collecte de données, le traitement et l’utilisation de ces données par les fournisseurs tiers, ainsi que vos droits afférents et les possibilités de paramétrage visant à protéger votre sphère privée. Le fournisseur tiers sauvegarde les données collectées à votre sujet dans un profil d’utilisateur et les utilise à des fins de publicité, d’étude de marché et/ou pour concevoir son site Internet en fonction des besoins. Cette analyse permet notamment d’afficher des publicités personnalisées à l’attention des visiteurs non connectés et d’informer d’autres utilisateurs du réseau social de vos activités sur notre site Internet. Si vous voulez empêcher que les fournisseurs tiers associent à votre profil personnel sur un réseau social les données collectées par le biais de notre présence publicitaire, vous devez vous déconnecter des réseaux sociaux correspondants avant de consulter notre site Internet. Vous pouvez aussi empêcher complètement le téléchargement des « plugins » avec des « add-ons » adaptés à votre navigateur, comme « Ghostery » (https://www.ghostery.com/) ou « NoScript » (http://noscript.net/). 4. Vos droits 4.1 Dans le cadre de la transmission de vos données personnelles que nous conservons et traitons, vous pouvez exercer les droits suivants : •Droit d’accès par l’obtention des données personnelles vous concernant et sauvegardées chez nous, ainsi que le droit d’être renseigné sur le but du traitement, l’origine et les destinataires ou les catégories de destinataires à qui les données personnelles seront transmises ; •Droit de rectification si vos données ne sont pas correctes ou complètes ; •Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles ; •Droit d’exiger la suppression des données personnelles traitées ; •Droit à la portabilité des données. 4.2 Retrait du consentement. À tout moment, vous avez le droit de révoquer le consentement donné à SFH concernant le traitement de vos données personnelles. Le retrait peut être signifié à SFH par courrier simple (Société Fiduciaire Hedco SA, Chemin de la Scie 4, CP 628, 1290 Versoix) ou par email à l’adresse fiduciaire@hedco.ch. 4.3 Droit d’opposition. En cas d’opposition, nous vous prions d’en indiquer les motifs et de nous le signifier par courrier simple aux coordonnées susmentionnées. Veuillez noter toutefois que nous nous réservons le droit de faire valoir les restrictions prévues par la loi, par exemple lorsque nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données et que nous y avons un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Si des frais sont à votre charge, vous en serez informé à l’avance. 4.4 Si vous êtes d’avis que le traitement des données contrevient à la législation applicable, il vous est loisible de vous adresser à l’autorité de protection des données compétente, et dans la mesure où la loi le prévoit. 5. Sécurité des données SFH a pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre les accès non autorisés et toute utilisation abusive, telles l’émission de directives, les formations, les solutions de sécurité informatique et de réseau, les contrôles et restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et des transmissions, et les contrôles. En dépit de nos efforts, nous ne pouvons exclure que les informations qui nous sont transmises sous forme digitale soient lues ou utilisées par d'autres personnes. L'envoi de courriels non cryptés par Internet n'empêche pas l'accès aux informations par des tiers non autorisés. 6. Adaptations de la déclaration relative à la protection des données Nous nous réservons expressément le droit d’adapter cette déclaration relative à la protection des données à tout moment, et en vertu de la législation applicable en la publiant sur notre site Internet. La présente déclaration a été mise à jour pour la dernière fois en janvier 2025.

Tél : +41 22 552 08 27

Fax : +41 22 552 08 29

Chemin de la Scie 4 - 1290 Versoix

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